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柴田励司の人事の目

Indigo Blue メールマガジン

Vol.289 やっぱり、会議力を強化しないと

このメルマガでも何度も書いてきましたが、
意識して「会議力」を強化しませんか。


やっぱり、会議力が組織の生産性を左右します。
会議術に長けた集団とそうでない集団では、
明らかに組織効率に大きな差が生まれるはずです。


会議力が弱いと、会議は単に時間の浪費になります。
経営資源の中で有限でかつ最も重要なヒトの時間を無駄にします。
そうなると何も進まないので、また会議をする・・・という不毛なプロセスに陥ります。


これを繰り返していると、確実に会社はおかしくなります。おかしくなる以前に、
この状態に心あるメンバーは耐えられませんから、去っていきます。



・会議なのに、特定のヒトとの対話になっている
・会議なのに、まったく発言しないヒトがたくさんいる
・会議なのに、全員がメモをとっている(または、PCの画面を見ている)
・会議なのに、全員の顔が下を向いている
・休憩時間になると会話が弾む


こんな会議をやっていてはダメです。


会議を終えた後は、会議で共有された情報によって、参加メンバーが元気になり、
かつその後の動き方が変わるべきなのです。


そういう会議をするために、最低必要な要素が3つあります。


「事前の準備」、「当日の進行」、「会場の設営」がそれです。


「事前の準備」とは、ファシリテイターと会議の主催者側で
会議全体の進行イメージを刷り合わせておくこと。
このためには、会議で議論する内容、つまりアジェンダ
事前に明らかになっていなければいけません。
当日使用するプレゼン資料も確認します。


ダメなプレゼンがあると会議がだれますよね。
聞き手を意識せずに話すプレゼンター、情報量が多すぎて
何を言わんとしているのか、わからない資料・・・、
こういうものが当日現れないようにチェックします。


背景が込み合っていたり、会議の参加メンバーの情報量に
格差があることが明らかな場合には会議の前までに、
必要なメンバーに必要な量の情報補正を行います。


当日の進行。
もはや、ファシリテイターをおかずに会議を進行することはないと思いますが、
ファシリテイターがいても、ファシリテイターがやるべきことが
やっていないケースが散見されます。


ファシリテイターがやるべきことは「議論の構造化」です。


参加者がそれぞれ発言する内容を"まとめ"、論点を明確にし、
かつ合意されている点、そうでない点を可視化し、共有し、議論を前に進める。
これです。


このために、ファシリテイターは、白板やPCを使って
議論を可視化するのは当然として、時に議論に割って入り、
Wrap up(とりまとめ)をするわけです。
また、議論についていけていない、或いは関心が落ちている参加者のフォローをし、
議論が停滞したときの空気転換の小ネタを提供。
(できれば気の利いたジョークも)。


これがファシリテイターの作業です。
結構、高度な空気を読み感覚が要求されます。


参加者も自分の意見を言うだけでなく、
ヒトの意見にも耳を傾ける姿勢を持たねばなりません。
特に高年齢者や位の高いヒトが、意見を言うだけ、
という態度をとっていますと、会議がしらけます。


会場の設営はレイアウト、空調、照明、BGM、
ちょっとした飲み物や食べ物の用意などのことです。
会場レイアウトは、参加者全員がお互いに顔が見えるスタイルで、
かつ、隣接しすぎないこと。
窮屈な設営になると、リラックスして会議に臨むことができなくなります。


空調も重要。
寒すぎない、空気がよどまないように適度に換気をする。
プレゼンテーションや議論など、シーンに応じた照明。
休憩時や会議が始まる前のBGMは空気を変えます。
ちょっとした飲み物や食べ物を置いておくことで、
喉が渇いたとき、小腹がすいたときに気軽に手を伸ばせます。
(BGMやら食べ物、飲み物は半日以上の時間をかける会議の場合
だけで結構ですが。)


こういう会議を当たり前のようにする組織をつくりたいと思っています。
それが、強い組織のベースになるからです。




おまけ:
早朝から休みなく課題に対応し続けていると、さすがに消耗します。
17時頃には、明らかにエネルギーが切れてきます。
そんな時にファミリーマートの "プチシュークリーム"は効きます。
(Tポイント貯まるし)甘いものはほっとしますよねー。
 

 が、この手のものをパクパクしていますと、確実におなかが"ポニョ化"します。
じゃあ、ユンケルだ! ・・・と言っても毎日、ユンケルというのも・・・


そこで、昨日、趣向を変えて試したのが"犬のぬいぐるみ"です。 
いやー、癒されますねー。


そういえば、ドクターノーとか、TVドラマで出てくる黒幕とかが
犬とか猫を抱いていたのは、このせいか。


(しかし、犬のぬいぐるみを抱きながら、打ち合わせに参加すると、
見た目は相当変です。
昨日の経験から初対面のヒトがいる会議ではやらない方がいいですね。)