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柴田励司の人事の目

Indigo Blue メールマガジン

Vol.383 資料作成をお願いするときの「5つの必伝事項」

部下に資料作成をお願いしたところ、出てきたアウトプットがダメダメ。
結局、自分でやることに・・・。或いは、期待していたものと全く違うものが出てきて大激怒・・・。
こんな経験、ありませんか?

やれやれ・・という気持ちになるのはわかります。が、実はその原因は自分にあり。
お願いする側が資料作成のために最低必要なことを伝えていない。
だからそういうことになっているのかもしれません。例えば、


1. いつまでに必要か?
2. その資料の目的:誰が何を検証したいのか?
3. 納品した資料をそのまま使うのか、転用したいのか?
4. どのようなフォーマットでどのくらいのボリュームを想定しているのか?
5. 完成前にすり合わせを期待しているか?


この資料依頼時の「5つの必伝事項」を確認せず、期待通りのモノが期待通りのタイミングで
出てくるとしたら、それは超ラッキーな環境にいると思った方がいいです。

さすがに納期を言わないというレベルだと話になりません。しかし、なんでもかんでも
"なるはや"というのでは納期を言っていないのと同じです。同時にお願いしていることが
あるならば、優先順位を言ってあげないと、受け手側は勝手に優先順位をつけて進めるか、
パンク(全て納品されない)します。

資料の目的を伝えないでお願いする。これはありがち。調査・分析のフォーマットや
具体的な内容は伝えても、その結果から何を見たいのか、これを伝えていないという
ケースです。もちろん、どんな結果がでるかわからないので、何を見たいかを
あらかじめ伝えるのは難しい、というのもわかります。しかし、調査・分析を
お願いする以上、なんらかの仮説はあるはずです。

その仮説を共有して、その上で資料づくりをお願いすると、想定していた視点とは
別の切り口からの分析をしてくれるかもしれません。
要は「言ったことをやれ」という指示よりも、「こんなことを知りたいのでやってほしい」
としてみると、期待以上の広がりが出る可能性があります。

資料をそのまま使うか転用か。これにより、ビジュアルのレベルが違ってきます。
当然、資料構成も変わってきます。デキる部下であれば、そこまで考えて仕事をしています。

どのようなフォーマットでどのくらいのボリュームを想定しているのか。
A4一枚なのか、パワーポイントで数枚か。どのような状況でどのように活用、
または説明する資料なのかで大きく変わります。

完成前にすり合わせを期待しているかどうか。多くの場合「YES」だと思います。
しかし、いきなり「あれ、できてる?」系のすり合わせはNGです。
私がよくやりますのは、資料作成をお願いする際に、最終的に必要な日にちを特定し、
その日にちの前に何回か進捗確認の打ち合わせをあらかじめ設定します。
そうすることで、無駄な作業を防ぐのと同時に、途中でアウトプットの最終形を
一緒に考えることができます。

上司の方には、資料依頼時の「5つの必伝事項」をチェックシート化して、
部下に資料作成する際に確認することをおススメします。

「5つの必伝事項」に従ってやっても、部下の力不足でアウトプットの質が期待以下
ということもあります。その場合、パワーポイントの作り方やデザイン(使用フォント、
レイアウト、ビジュアルの使い方)などであれば、参考例をたくさん見せていけば、
それなりに改善していくでしょう。

そうでなく"独りよがり"の資料をつくってきたり、言われた分析だけをやりましたー、
というような場合には、"期待にかなっていない"ことをしっかり伝えましょう。
それでも改善が見られない場合には、"戦力外通告"(もう頼めない)。です。

万が一にでも、大量のエクセルシートだけを送りつけてくるような輩がいましたら、
強烈な"とび蹴り"です。相手のことを考えた仕事をしていないので。
そういうホスピタリティのない仕事をするのは根本的にダメです。

更に万が一、上司が誰かから依頼された仕事を下に振っているが、
実はその意図をよく理解しておらず、そのために「丸投げ」している。
これ最悪です。こんな場合には、その上司のコーヒーに下剤をいれて早退させて、
大元の発注者に意図を確認しましょう。さもないと、壮大な時間の無駄になります。



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おまけー1:ブータン国王をTVで拝見。日本人がどこかに置いてきてしまった"大切な何か"
を感じます。
しかし、アントキの猪木さんが年末年始にモノマネのネタに使わないことを心より願います。


おまけー2:かつて指導員を務めた「山城経営研究所」の25周年パーティと
Indigo Blueの柴田塾の卒塾生の集い」がバッティング。時間差攻撃で両方に出席。
両方で「柴田さん、髪増えましたね。」というラブリーなコメントあり。うふふ。