読者です 読者をやめる 読者になる 読者になる

柴田励司の人事の目

Indigo Blue メールマガジン

Vol.398 仕事が溢れてきたら・・・

3月って何かと忙しいですね。年度末だからでしょうか?

やるべき仕事が次から次に振ってきます。それら全てに対応しようとしていると、
一日が27時間あっても足りません。常に"あ、あれ、どうなったっけ?"と
何かしら気になっている感じになります。

何かをやろうとしても集中できず、他のことが気になって目の前のことに集中できません。
結局、その何かもやれず、気になっていることもやれず、全てが中途半端。
時間だけがどんどん過ぎていきます。明らかに仕事が溢れています。

前に書いた「一度に3つのことをやる」とは全然違います。これは、3つくらいのことを
同時にクルクルこなすことですが、あれは落ち着いて集中した環境下での話です。
Under control、つまり自分のペースでやれている状態です。生産性が極度に高い状態です。

仕事が溢れている状態は違います。Out of control、自分のペースが乱れています。
それでイライラしたり、地に足がつかない状態になっています。生産性的には最悪です。

万が一、そういう状態になってしまったときには腹をくくって、何かの予定をキャンセルしましょう。
キャンセルして浮いたその時間を気になっていることの集中処理作業にあてましょう。
予定をキャンセルすると、特定の誰かに迷惑をかけますが、まあ、ずるずると多くの方々に
迷惑をかけるよりはマシです。(と、割り切りましょう。)

こういう精神状態のときには、"とても処理しきれない・・・(=_=)"、と滅入っているものです。
とろこが、実際にはそんなにボリュームがあるわけではありません。午前休をとって
集中作業をしていくと、思ったほどではないことがわかります。

山のように仕事があると感じていますが、一つ一つは"たいしたことではない"ので、
集中して取り組むと、片っ端からなくなっていきます。

午前休というのがポイントです。日中どこかの時間帯でやろうとしても、その前に起きた
何かに惑わされる可能性があります。また、それに取り組む場所も大事。
職場に出てしまうと電話がかかってきたり、誰かから声がかかったり、
必ずしも自分のペースを維持できるわけではありません。

こういう場合には朝からメールの処理もせず、一気に懸案事項に取り組むのです。
仕事が溢れたのは自分のスケジュール管理の問題なので、
「休み」を利用して対処するのです。
「休み」であれば、どこで何をしていようと文句を言われる筋合いはありません。

私の場合、元来「M体質」」なのかどうかわかりませんが、スケジュールを過密にしがちです。
隙間の時間を活用しよう!と言っていますが、その隙間もオフィシャルな予定を入れて
しまったりします。まあ、自分で自分の首を絞めているようなものです。

そういうことなので、しばしば先のスケジュールを見て、あらかじめ半日のブロックをします。
過去の経験から、"この感じで進んで行くと、この頃には仕事が溢れて生産性が落ちる。
だから、集中作業の時間帯をいれておこう"と。

仕事が山のようにある・・・と滅入っている状態が長く続くと精神的にヤバくなってきます。
それを放置しておくと「鬱」系になります。

かつて、外資コンサルティング会社で給与と福利厚生の調査の担当だったときの話です。
分析ツールもアウトプットのツールもなく、それで100社、20,000件くらいのデータを
処理するということで、新人のインド人の部下と連日深夜まで仕事をしても終わらない
という日々が続いていました。

このインド人が極めて論理的な思考をするヒトで、
"シバタサン、このペースだと一日**件処理して、完了は2月だ、と言ったりします。
お客様にレポートを出すのが11月1日なのに・・。それで、二人で"うわー"となって、
ツールを買おう!と8月の暑い最中に二人で街をさまよって、結局は時間をロス。
ツールも在庫切れ。
"今日のロスで完了は2月10日になった・・・" (=_=) みたいな毎日でした。
(なにしろ、インターネットが世の中に出回る前の話です。)

寝ても覚めても、仕事のことが頭から離れず、いよいよ精神的にやばくなってきたので、
思い切って「1日休み」ました。二人別々に「休み」をとって全く関係ないことをやりました。

そうしたところ、精神的に一回リセットできたので、処理能力が上がり、
かつ冷静に大局観をもって仕事に取り組むことができ、最終的にはレポートを締切日までに
仕上げることができました。

仕事が溢れてきたら、何かをキャンセルして集中作業でこなす。
精神的に折れてきていると集中作業のパワーが出ませんので、
そういう状態になってしまったら1日でいいのでえいっと休んで、パワーを取り戻す。
これで対処しましょう。

上司の仕事はこうした割り切りができないヒトを"業務命令"で休ませることです。



======================================

おまけー1:今週見つけたおもしろい話。

問題。「インドや中東でよく食べられており、平たいパンのような食べ物で、
カレーとよく合う食品の名前はなんですか?」 
これに対して、「はい、そうです」


おまけー2:そういえば、「タバコすいますか?」「すいません」という例文が
外国人向けの日本語講座にありました。


おまけー3:福岡で柴田塾やります。今回はホテルとコラボで「泊まり込み:1泊2日です。
http://www.indigoblue.co.jp/seminars/a01-shibata-juku/event20120415.html