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柴田励司の人事の目

Indigo Blue メールマガジン

Vol.335 忙しいからこそ

先週は忙しかったです・・・。

重要なミーティングが毎日目白押し。しかも、岡山、広島等への移動もあり、
都内での会食もあり。連載している原稿の執筆もあり。
時間の使い方を"工夫して、工夫して"乗り切った感じです。

昔からそうですが、やるべきこと、やりたいことはどんどん増える。
一方で時間は有限。そうであっても、睡眠時間を削ったり、
とてつもなく早起きしたりするのは無理。
そうなると、時間の使い方を工夫するしかないわけです。

基本はやっぱり自分の時間のブロックです。
いつまでに何を仕上げるか、これを考え、自分のスケジュールの中に
そのための時間を確保しておく。これが時間のブロック。
私の場合、だいたい2カ月~3カ月単位で時間の使い方を気にしています。
いろいろ変わっていくので、週に2回くらいはこの見直しが必要になりますが。

このために手帳ではなく、Outlookなどの電子機器でスケジュール管理をします。
手帳だとチーム間でスケジュールの共有ができないのでおススメできません。

チームで仕事をする場合には、スケジュールを共有していることを前提に、
この作業をチーム全員でやることになります。なにしろ、一人でも
期日までに仕上げないヒトがいると関係者全員に影響が出ますから・・・。
お互いに何をいつまでやるのか、これを徹底します。それがチームリーダーの仕事です。

しかし、そうは言ってもなかなか予定とおりに進まないのが世の常。
メンバーの力量の問題もありますし、環境与件が変ってしまうこともあります。

チームリーダーは、こうした"不測事態"をある程度想定して、時間配分を決めます。
自分一人であれば、それこそ無理をして乗り切ることが可能ですが、
チームでやっている場合には、そういうわけにもいきません。
バッファー(まさかのときの予備時間)を考慮しておくしかありませんね。

それと、リーダーはなんでも自分でやろうとしてはいけません。
ほんのちょっとしたことでも、積み重なるとそれなりの時間になります。
可能な限り、"インソース"しましょう。重要な仕事であっても、
極力メンバーに託してみましょう。これがメンバーの成長にもつながりますし、
リーダー自身が新たなことに時間を割けるようになります。

"インソース"や任せて、すぐに自分の時間が生まれるかというと、
そうはなりません。しかし、ここは我慢。

仕事の一端をお願いするとしたら、きちんと自分の考えを説明しなければなりません。
しかし、これがなかなか難しい。説明するのが面倒くさいというヒトが多い。
そう思うようではリーダーをやる資格なし。

また、一回やそこらで自分の考えを理解してもらえるわけがありません。
思ったようにできていないことにイライラしたり、"キレて"はいけません。
伝わっていない場合の原因は双方にあります。
つまり、"できていない"責任の一部は自分にあると思いましょう。

但し、3回やりとりしても、そのチームメンバーに改善が見られない場合には、
そのヒトを選んだ自分の責任。そのヒトを責めてはいけません。"できないヒト"に
お願いしていた自分が悪い。そのメンバーを労った上で、別なヒトに替えましょう。

自分の時間の使い方に戻ります。ポイントは移動時間をどう使うかです。
メールを移動中にチェックできるようにするのは基本。
机に戻らないと仕事ができない、というのもありえません。
仕事はどこでもできるようにしておきましょう。

最近私はIpadを持ち歩いています。何と言っても、すぐ立ち上がるのがいい。
添付資料を確認できますし、それなりに長文を返信できます。
なにやら、文字化けすることがあるのが困りものですが、
それ以外の点では重宝しています。(あと少し軽くなると言うことなし。)

書きものや資料の作成があるときには、飛行機ではなく、敢えて新幹線を使います。
新幹線では電源がある席を選びます。新幹線だとグリーンになりますので、
グリーン料金がかかりますが、時間の方が大事です。

電話も極力、移動時間中にします。

それと同じ仕事を長時間続けない。これもポイントです。自分の中では
30分単位で時間を区切っています。かつて20分単位にしたことがありますが、
これは却って非効率でした。長くても30分×4クールの2時間ですね。
それ以上、同じ事を続けてやっていると、間違いに気づかなくなります。
長時間の休憩なしの会議はおススメできません。

あと眠くなったら頑張らずに眠る。15分昼寝をするとスッキリします。
朝、仕事に出掛ける前に、軽く走るのもいいウォーミングアップになります。
それと、定期的に自然の中に身を置くこと。これもおススメ。
気がつかないうちに溜まっているであろうストレスから自然治癒されます。

このように工夫して時間を捻出して、いろいろなことをする。
それが人生を謳歌するための処方箋だと思います。
但し、自己評価としては、まだ"改善の余地あり"。
新聞や雑誌の読み方を工夫したいと思っています。



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おまけ‐1:広島から東京行きの新幹線。9号車に入ってビックリ。
ほとんど爺さん、婆さん。しかも、みな柿の種を食べている・・・。
何の集団だったんだろう・・・。



おまけ‐2:金曜日、風が強かったですね。錦糸町で大きな板を運んでいた中国人が、
強風にあおられ別の中国人に助けられ、中国語でなにやら会話。
近くには缶コーヒーを飲むラオス人。その前を韓国人のギャルたちが闊歩。
錦糸町はインターナショナルだなー。



おまけ‐3:Indigo Blueでは忘年会に各人自分の友だちを一人連れてくることにしました。
ワイワイやるのには大勢の方がいいので。このスタイルおススメです。