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柴田励司の人事の目

Indigo Blue メールマガジン

Vol.364 資料をつくりこみ過ぎるあなたへ

どこの会社にも資料をつくりりこみ過ぎるヒトがいます。
とっても頑張っているのですが、ダメダメ的な評価。
だんだん、本人も周囲も暗くなります。
あたかも、ボーリングでガータ連発のヒトに接するような雰囲気になります・・・

今日のテーマは、この残念な展開を改善するためのヒントです。

トップから資料づくりを依頼されたとします。私の経験からして、トップの意図は
"検討するための資料"。検討するために、さまざまな論点をカバーした資料が欲しいわけです。
しかもできるだけ早く。今気になっているので、今検討したいのです。

ところが、よくあるのが"ちょっと待ってください・・・"と、なかなか資料が出てこない展開。

しばらくして出てきた資料はというと、その担当者の意見をガチガチにまとめたもの。
しかも、パワーポイントのアニメーションも完璧に入れ込み済だったりします。
まさに"完パケ"(納品)状態。

せっかく作ってもらった資料なのですが、残念、この展開だと出してもらった時点で、
その資料が"用無し"・・になることが多いです。

トップにしてみると、ホットな関心事。すぐに検討したい。しかしそのための材料がいる。
そこで資料づくりをお願いしたわけです。ところが、期待したスピードで出てこない。
そうなると、トップは悪気なく別の手段で論点を見つけて議論・検討し、
資料が出来上がってくる頃には、次のステージに移ってしまっているわけです。
(この時点で、資料づくりをお願いしたことは忘れてしまっています。)

トップが"いつまでに欲しいか"をはっきり言ってくれればいいのですが、
きちんと言ってくれるヒトの方が少ないのが世の常。そうなると、この"悲劇"が起こりやすい。
依頼された場合には納期を確認する。これは仕事の鉄則です。

仮に納期を確認した場合でも、担当者の考えをガチガチに固めた"完パケ"だと困ります。

トップは議論しながら、自分でも検討しようと思っていたわけです。
それが担当者の意見を聞く場になってしまいます。
なんだかダメだしするような展開になってしまいます。
このダメだし、意図を汲んでもらえなかった(こういう資料をお願いしたわけではない)
というストレスに加え、そこに担当者の見識の浅さや、論旨の甘さがあると、
次第に腹が立ってきて、ひどい時間になります。


トップが優しいヒトだと、その資料を作った労力が見えるので意見を言いにくくなり、
ふんふん、と聞いてくれますが、使われません。そうなるとトップにとっても、
担当にとっても時間の無駄。

トップも嫌な気持ち。資料を作った方も嫌な気持ち。さらには資料づくりを手伝った部下たちも、
"あれだけやったのに無駄だった・・・"というなんともいえない厭戦ムードになります。
関係者全員が、あーあ・・・という展開です。

トップが議論のための資料を依頼した場合にやるべきことは、
"なぜ、その資料を必要としているのか?"を知ることです。トップの問題意識を共有しましょう。

トップは忙しい。自分で調べて時間をかけて納得いく検討ができればいいのですが、
それがままなりません。そこで、担当に検討のための整理をお願いしたわけです。
つまり、アウトソースしているのです。

ですから、担当はトップの目線でトップが知りたいことだけをまとめればいいのです。
資料をまとめ中で自分の意見も出てくるでしょう。それはそれで別にまとめておき、
検討資料を前にトップと議論する際に提示すればいいのです。これが理想的な担当の対応です。

トップの関心事がわからなかったら、資料づくりを依頼された時点で「聞く」のです。
「・・・わかりました。で、本件について気になっているのはなぜですか?」

これをせずに、唯我独尊で資料づくりに励んでしまうので、徒労に終わるのです。
そもそも、検討のための論点を探し、それを列挙するなら、
それほど時間を要するものではありません。
1時間、そのために集中すれば、それなりのものができます。
しかし、トップにはその1時間がないのです。

仮にその締め切りが1週間後であったとしても、さっと取り組んでメールで資料をおくっておく。
しかも、メールの本文に論点を列挙というスタイルで。そうすると、"今、検討したい"
というニーズにどんぴしゃ。仮にトップが検討した論点とずれていた場合には、
その時点で修正をはかることができます。

どこか外部に提出する資料でその納期との関係から、トップとの打ち合わせの際に
それなりの完成度が求められるような場合には話が違います。コンサルティング会社では
そのケースが多いですね。そういう場合には、資料の完成度を確認しておけばいいのです。
たとえば「50%の完成度」で、とか。

あれだけやっているのに、いつもダメダメな展開だ・・・という担当のみなさん。
ちょっと、やり方を変えてみてください。関係者全員の幸せのためにも!



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おまけー1:最近、ネットで買い物するのにはまってきました。なんでも買えますね。
やっぱり、配送スピードが肝。気に入らないときの返品がコンビニでできるようになると、
なおいいのですが。

おまけー2:RIMOWAの4輪のスーツケース。とっても重宝していますが、
トイレでそこが傾斜していたりすると、スーッとどこかに行ってしまうのが困り者です。
どうすべきか、究極の選択になります。

おまけー3:Save Biz、私のおススメは「iパンツ」。見た目は普通のスラックスですが、
動きやすくて涼しい。なるほど、こういうのがあるのかーと思いますよ。